Bezoekersregistratiesysteem

Xenia Hospitality Platform

Wij merken dat hospitality bij veel bedrijven hoog in het vaandel staat. Daar waar men vroeger met duidelijk zichtbare toegangscontrolesystemen en beveiliging een gevoel van veiligheid en geborgenheid uit wilde stralen, zie je dat heden ten dage de beveiliging minder zichtbaar aanwezig is en steeds meer verschuift naar gastvrijheid en welbehagen van personeel en gasten.

Ons product Xenia legt de brug tussen gastvrijheid (open en ontvankelijk) en beveiliging (afgesloten en afstandelijk), zonder daarbij concessies aan het beveiligingsniveau te doen.

Xenia is een modulair meertalig software systeem waarin logistieke stromen opgenomen worden in de hospitality van het bedrijf en combineert met de met de beveiligingssystemen.

Xenia heeft modules waarmee bezoekers, contractors en chauffeurs aangemeld kunnen worden en zij on-line of ter plekke hun registratie kunnen verrijken met aanvullende informatie. Contractors kunnen via deze modules getoetst worden op het beschikken van en de geldigheid van de vereiste certificaten. En daar waar nodig kunnen zij via de modulen certificaten aanvragen of behalen. Gastgevers kunnen via het systeem automatisch op de hoogte worden gesteld dat hun bezoek is aangekomen.

Xenia biedt bijvoorbeeld de mogelijkheid om een vrachtbrief tijdens het doorlopen van verschillende logistieke stromen te verrijken met aan het begin van het proces nog onbekende gegevens zoals:

• Gegevens van voertuig en chauffeur
• Aankomst, doorloop en vertrek tijden
• Weegresultaten
• Aflevering gegevens

Wilt u meer weten over het Xenia Hospitality Platform?

Xenia heeft niet alleen koppelingen met bedrijfssoftware systemen zoals SAP en Navision maar ook interfacing met toegangscontrole systemen zoals Nedap AEOS.

Daarnaast biedt de losmodules van het logistieke deel van Xenia de mogelijkheid om niet alleen ladinggegevens, lostijden en volumes te registreren, maar ook om losposities of vrij te geven of open te sturen. Waardoor ook het lossen en de verwerking van de vrachtgegevens op een klantvriendelijke geautomatiseerde wijze plaats kan vinden.

Naast de toegangsverlenings gerelateerde modules is er binnen het Xenia platform ook een lockerverhuur en reserveringsmodule.

Visitor Management Module

Met behulp van de Backoffice module VRM (Visitor Registration Module), wordt het bezoek ingevoerd:

Het uitnodigen van bezoek gebeurd in de backoffice applicatie, waarbij een werknemer de begin en einddatum van het bezoek invoert, het emailadres van de bezoeker en de naam van diegene die het bezoek ontvangt.

Het systeem stuurt automatisch een eMail bericht naar de genodigde, waarin een URL is opgenomen naar de frontoffice applicatie.

Via deze link kan de genodigde in de frontoffice van de VRM module aanvullende gegevens invullen zoals bijvoorbeeld aanvullende NAW gegevens, het kenteken van het eventuele voertuig waarmee het bezoek zal worden afgelegd. 

Nadat deze gegevens worden verzonden naar de backoffice applicatie via “verwerk” wordt de afspraak automatisch in Outlook van de bezoeker gezet.

Degene die de uitnodiging heeft geïnitieerd krijgt een mail dat de gegevens van de afspraak zijn bijgewerkt. Hij logt op de VRM module in en bekijkt de aanvullende gegevens. Nadat deze worden verwerkt wordt de afspraak vastgelegd.

Contractor Management Module

De CRM functie bestaat uit drie modules:

• Een CRM Frontoffice module; bestemd voor gebruik door medewerkers
• Een CRM Backoffice module; bestemd voor ingehuurde contractanten die via de portal hun gegevens in kunnen voeren en de benodigde certificaten en andere documenten kunnen uploaden.
• Een CRM Kiosk module; waarmee contractanten eventueel hun gegevens in het systeem aan kunnen vullen (als zij dat nog niet via de Frontoffice module hadden gedaan) of aan kunnen passen. Bovendien kunnen ze via deze module een badge krijgen.